Le nouveau contrat type du Syndic de copropriété

Depuis mars 2015 (Décret n°2015-342 du 26 mars 2015, JO 0074 du 28 mars 2015), a été publié un décret contenant le contrat type devant s’appliquer à tous les syndics d’immeubles dans le cadre de leurs relations avec les copropriétaires.

L'annexe 1 comprend deux parties : l'une concernant la « mission » entrant dans le mandat et l'autre portant sur la rémunération du syndic.

La mission

La désignation des parties

Le contrat mentionne le mandant avec l'adresse du syndicat et son numéro d'immatriculation (remarque faite qu'au 1 er juillet 2015 aucun syndicat existant ne sera immatriculé). Il indique l'identité du mandataire de l'assemblée à l'effet de signer le contrat, sans préciser sous quel nom figure la femme mariée.

La mention relative au syndic varie selon qu'il s'agit d'une personne physique (mais le syndic bénévole ou coopératif n'a pas de principal établissement), d'une personne morale ou d'un organisme d'habitations à loyer modéré (HLM).

Le préambule

Vient ensuite un préambule qui ne fait que rappeler certains principes généraux du droit : la soumission du contrat à la loi de 1965 et à son décret d'application, l'application supplétive de l'article 1984 du code civil sur le mandat, l'observation par le syndic professionnel des dispositions de la loi Hoguet de 1970 et du décret du 20 juillet 1972, notamment de son article 66, et du code de déontologie (à paraître).

La mission

Le texte confirme l'existence d'un mandat accepté par le syndic, ce qui exclut le contrat de prestations de services, qui est de tout autre nature.

La durée du contrat

Le contrat précise sa durée, sous réserve des renvois 1 er et 2 sur les dispositions applicables à cette durée (art. 28 et 41 du décret de 1967, CCH, art. L. 443-15). Il indique les dates calendaires du début et de la fin de la mission. Comme le texte vise le contrat « renouvelé », il est souligné qu'il ne peut l'être par « tacite reconduction ». Sans doute, cette désignation est précédée d'une mise en concurrence.

Il rappelle encore les conditions légales (art. 25 et, le cas échéant, 25-1 de la loi) de révocation du syndic fondée sur un motif légitime, ainsi que les conséquences de la nomination d'un nouveau syndic avant l'expiration du mandat de son prédécesseur.

Enfin, le syndic peut renoncer à son mandat, à la condition de prévenir le président du conseil syndical ou, à défaut, chaque copropriétaire par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, au moins trois mois à l'avance.

Il s'agit là d'un rappel des nouvelles dispositions de la loi de 1965 (modèle 2014), ou de la reprise des recommandations de l'ancienne commission relative à la copropriété et de la commission des clauses abusives.

La fiche synthétique

A cet égard, le contrat type anticipe sur l'application de la loi au 31 décembre 2016, date la plus proche de l'établissement de cette fiche. Jusque-là, l'obligation ne pèse pas sur le syndic.

La rémunération

Le contrat de syndic fixe les jours et heures de référence pour la détermination des modalités de la rémunération, et par demi-journée. Il en est de même, sauf urgence, pour les demandes individuelles en distinguant l'accueil physique et l'accueil téléphonique. On relève même que cet emploi du temps concerne aussi les « occupants » de l'immeuble (sans doute réguliers de bonne foi), encore que le contrat de syndic leur soit inopposable.

Le forfait comprend « toutes les prestations fournies par le syndic, au titre de sa mission, à l'exclusion des prestations limitativement énumérées à l'annexe 2 du décret de 1967 ». Le contrat prévoit le nombre minimal des visites et vérifications périodiques, ainsi que leur durée minimale, avec ou sans rédaction d'un rapport, en présence ou non du président ou des membres du conseil syndical.

Les frais de reprographie et les frais administratifs sont inclus, et il n'est dû aucune rémunération supplémentaire pour les déclarations de sinistre et la gestion du règlement lorsque les parties communes sont en cause.

De même, il est convenu de la durée de l'assemblée générale annuelle à l'intérieur d'une plage horaire déterminée, avec la présence du syndic, et d'un ou de plusieurs préposés, la rémunération étant fixée au forfait ou à proportion du temps passé, hors taxes ou toutes taxes comprises.

Les options

Ensuite, deux paragraphes (§ 7-1-3 et 7-1-4) prévoient des prestations qui peuvent être incluses dans le forfait (concernant les assemblées générales autres qu'annuelles, qui englobent sans doute les assemblées « extraordinaires », mais que l'annexe n'évoque pas, ainsi que l'organisation et la durée des réunions avec le conseil syndical), ainsi que celles qui peuvent être exclues des missions du syndic (accès en ligne sécurisé, remise des archives à un tiers, exclusion présumée en cas de décision d'une assemblée antérieure).

Les modalités

Le contrat fixe le montant de la rémunération annuelle, le paiement d'avance ou à terme, la périodicité des versements partiels, ainsi que les modalités de la révision annuelle et l'imputation des sommes, prorata temporis , consécutives aux décisions prises au cours de l'exécution du contrat concernant l'archivage et l'accès aux documents dématérialisés.

La rémunération complémentaire pour prestations particulières

Pour le syndic professionnel, le calcul s'effectue soit au cout horaire ou au temps passé (hors taxes ou toutes taxes comprises), soit au tarif convenu pour chacune des prestations particulières, avec remboursement des frais d'affranchissement. Trois tableaux distinguent selon que la prestation est relative aux réunions ou visites supplémentaires (tableau 7.2.2), au règlement de copropriété et à l'état de division (tableau 7.2.3), ou à la gestion administrative et matérielle relative au sinistre (tableau 7.2.4).

Les prestations justifiées par l'urgence sont facturées soit sans majoration, soit avec un coût horaire majoré d'un pourcentage convenu. Les sommes versées par l'assureur en compensation des diligences du syndic viennent en déduction.

Les prestations relatives aux travaux et études techniques

Les travaux mentionnés à l'article 44 du décret de 1967 peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques, notamment les diagnostics et consultations. Ils sont votés par la même assemblée qui les décide. Le contrat ne peut, par avance, en fixer le barème, même à titre indicatif : le montant de ces honoraires est exprimé en pourcentage du coût des travaux, hors taxes, et à taux dégressif selon leur importance. Une mise en concurrence précède le choix du prestataire par l'assemblée.

Deux tableaux (7.2.6 et 7.2.7) décomposent les prestations relatives aux litiges et contentieux, ainsi que les autres prestations pouvant donner lieu à une rémunération complémentaire, comme l'immatriculation initiale du syndicat, et la constitution et le suivi des dossiers en vue d'un emprunt ou d'une subvention.

Cas particuliers

L'annexe prévoit aussi le remboursement des frais nécessaires exposés par le syndic bénévole et le syndic coopératif, dont la convention entre parties fixe le forfait annuel, le coût horaire et les autres modalités.

Enfin, conformément aux textes en vigueur, elle détaille les frais et honoraires imputables aux seuls copropriétaires intéressés dans un tableau dont le contrat convient par avance du montant.

L'annexe au contrat (liste non limitative des prestations incluses dans le forfait)

Elle contient une liste non limitative des prestations incluses dans le forfait. C'est en quelque sorte une annexe à l'annexe. Elle explicite le « sauf », en six rubriques relatives à l'assemblée, au conseil syndical, à la gestion financière et à la comptabilité générale, à l'administration et à la gestion de la « copropriété » (syndicat) en conformité avec le règlement de copropriété, à l'entretien courant et à la maintenance, aux assurances et à la gestion du personnel. On notera que le 1-4° confie au syndic l'affichage du procès-verbal de l'assemblée, et non d'un extrait, dans les parties communes.

Pour les autres annexes du décret, nous vous invitons à consulter le document sur le site de Légifrance en cliquant ici.

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